الحاسوب أو الكمبيوتر هو جهاز لمعالجة المعلومات وتخزينها وعرضها، وكان يعني قديمًا الشخص الذي يجري الحسابات، والآن يشير المصطلح عالميًا إلى الآلات الإلكترونية الآلية، واستخدمت أجهزة الكمبيوتر الأولى لإجراء العمليات الحسابية العددية ونظرًا لإمكانية ترميز المعلومات رقميًا؛ فقد أدرك الإنسان أن أجهزة الكمبيوتر قادرة على معالجة المعلومات العامة وأدّت دقتها وقدرتها إلى التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات إلى توسيع نطاق استخدامها وصولًا إلى قدرتها على التنبؤ بالطقس، كما سمحت سرعة عملها باستخدامها باتخاذ قرارات بشأن توجيه الاتصالات الهاتفية عبر الشبكة والتحكم في الأنظمة الميكانيكية مثل السيارات والمفاعلات النووية والأدوات الجراحية الآلية.

ويمكن القول أن أول حاسوب كان على شكل عدّاد أو قاعدة شريحية ابتكرها وليام أوغتريد في عام 1622 ميلاديًا، ولكن أول كمبيوتر يشبه الآلات الحديثة كان المحرّك التحليلي وهو جهاز صممه عالم الرياضيات البريطاني تشارلز باباج بين عامي 1833 و 1871 ميلاديًا.

 

تستخدم أجهزة الكمبيوتر في الأعمال المكتبية لتسهيل العمل ورفع الكفاءة التي تُدار بها الشركة وأصبحت الشركات لا تستخدم أجهزة الكمبيوتر لتنفيذ بعض الأعمال المكتبية فحسب بل أصبحت تستخدم أنواعًا عديدة ومختلفة من أجهزة الكمبيوتر لتنفيذ هذه الوظائف، وبذلك تتنوع استخدامات الكمبيوتر في الأعمال المكتبية ومن هذه الاستخدامات

 

الاتصالات: تعدّ أجهزة الكمبيوتر من الأدوات الحيوية للاتصال مع العملاء، كما أنها تحفظ هذه الاتصالات وتؤرشفها، ويجرى الاتصال بمختلف الأدوات المتاحة على هذه الأجهزة كالبريد الإلكتروني والسكايب وغيرها من البرامج، وعندما تتمكن الشركة من التواصل مع عملائها يصبح بإمكان العملاء التواصل مع الشركة أيضًا والاستفسار عن المعلومات والأنشطة التجارية وأي تطورات أخرى تتعلق بالعمل، كما تلعب أجهزة الكمبيوتر دورًا هامًا في تواصل الشركة مع موظفيها؛ فبدلًا من عقد اجتماعات فردية معهم أصبح بالإمكان إرسال الرسائل عبر البريد الالكتروني أو أي منصة اتصال أخرى وتوفّر هذه الكيفية الوقت وتحسّن التواصل الداخلي في الشركة. 

 

التسويق: تسمح أجهزة الكمبيوتر لرجال الأعمال بأداء مجموعة من المهام فيمكن للمبتدئين وبمساعددة الإنترنت وضع مشروع تجاري على الخريطة ويمكن لمطوري تكنولوجيا المعلومات إنشاء مواقع ويب احترافية ومتطوّرة كما يمكن تحسين محركات البحث الخاصة بالشركة ما يمكّنها من الوصول إلى أكبر عدد من الزبائن، كما يمكن لرجال الأعمال إنشاء وتنفيذ حملات تسويق كاملة عبر منصات التواصل الاجتماعي بالإضافة إلى إمكانية إجراء إعلانات تجارية للمنتج أو الخدمة المقدمة. 

 

المحاسبة: تحتاج عملية المحاسبة إلى دقة عالية جدًا ويمكن باستخدام أجهزة الكمبيوتر تفادي الأخطاء التي من الممكن أن يقع بها الإنسان عندما يستخدم عقله وورقة وقلمًا، وبذلك يعطي الكمبيوتر أرقامًا دقيقة وصحيحة، كما يمكن للشركة من خلال أجهزة الكمبيوتر أن تحصل على بيان للوضع المالي للشركة بفترة زمنية قياسية، وتفيد هذه الأجهزة أيضًا في إعداد الفواتير للعملاء والاحتفاظ ببيانات المدينين والدائنين وحساب كشوفات المرتبات للموظفين والعديد من المهام الأخرى. 

 

التخزين: يخزن الكمبيوتر المعلومات والملفات مهما كان حجمها بمساحة افتراضية لا تأخذ حيزًا من الشركة كما كانت عليه غرف الأرشيف من قبل والتي تشغل مساحات كبيرة جدًا وتخزن عددًا محدودًا من الملفات فمن خلال أجهزة الكمبيوتر والخوادم تخزّن الشركة ملايين الملفات بالإضافة إلى سهولة وسرعة الوصول إليها عند الحاجة، كما يمكن للشركة أن تخزن بياناتها في موقع مركزي وتجعل أجهزة الكمبيوتر قادرة على الوصول إليه في أي وقت، وبالإضافة إلى سعة التخزين الرقمي فإنه أكثر فاعلية نظرًا لمستوى فرز البيانات والمعلومات، والذي يعدّ من أكبر مزايا الكمبيوتر كما أنه أكثر أمانًا ويصعب فقدان الملفات أو سرقتها من قاعدة بيانات محمية جيدًا. 

 

إنتاج المستندات: تحتاج معظم الشركات إلى إنتاج مستندات متعددة إما في شكل مستندات مكتوبة أو جداول بيانات، وتوفر أجهزة الكمبيوتر معالجات نصوص وبرامج جداول البيانات للمساعدة في ذلك، فمن خلال هذين النوعين من البرامج يمكن للشركة إنشاء كل شيء تقريبًا من المذكرات إلى الرسائل إلى البرامج التعليمية والتقارير والإعلانات الخاصة بخدمات الشركة ومنتجاتها، كما يمكن لرجال الأعمال إنشاء عروض تقديمية باستخدام برنامج العروض التقديمية وإنشاء مذكرات وخطابات باستخدام برنامج معالجة النصوص. 

 

الأغراض التعليمية: تُستخدم أجهزة الكمبيوتر أيضًا في تثقيف الموظفين حول سياسة الشركة واستخدامات الكمبيوتر وما إلى ذلك؛ فبدلًا من توظيف معلمين ومدربين للموظفين يمكن تعليمهم باستخدام الندوات عبر الإنترنت وجلسات الأسئلة والأجوبة المباشرة فمن خلال الإنترنت وأجهزة الكمبيوتر يمكن للموظفين أن يصلوا إلى عالم واسع من المعلومات. 

 

البحث: تفيد أجهزة الكمبيوتر في البحث عن الشركات المنافسة وعن متطلبات العملاء واحتياجاتهم في كل مكان وذلك من خلال تقنيات استخراج البيانات الحديثة ويمكن الحصول على معلومات عن المنتديات ومحركات البحث والمواقع الإلكترونية الخاصة بالصناعة والتجارة والقطاعات المختلفة التي تهمّ الشركة. 

 

جعل الكمبيوتر حياة الإنسان أكثر سهولة بسبب سرعته الفائقة ودقة تخزينه وهو آلة متعدّدة المهام ومرنة في أداء الوظائف ولديها العديد من الميزات والفوائد مثل: 

 

تعدد المهام: إن تعدد المهام من أهم ميّزات الكمبيوتر فيمكن أداء مهام وعمليات متعددة وحساب المشاكل العددية في غضون ثوانٍ كما يمكن للكمبيوتر أداء تريليون مهمة أو أمر في الثانية الواحدة. 

 

السرعة: إن سرعة الحاسوب المذهلة جعلت منه أساسيًا في حياة الإنسان الآن؛ إذ يساعد في إكمال المهام والأعمال في وقت زمني بسيط وتنفيذ جميع العمليات بسرعة هائلة مقارنةً بالزمن المطلوب لإنجازها قبل وجوده. التكلفة وتخزين كمية هائلة من البيانات: يعدّ الكمبيوتر حلًا منخفض التكلفة فيمكن بواسطته حفظ بيانات ضخمة بميزانية منخفضة، كما أن قاعدة البيانات المركزية لتخزين المعلومات هي الميّزة الرئيسية التي يمكن أن تقلّل من التكلفة. الدقة: إن الصِحّة والدقة من مزايا الكمبيوتر التي تجعله يعمل على عمليات حسابية معقدّة بدقة عالية غير قبالة للخطأ. 

 

أمن البيانات: يوفر الكمبيوتر الأمان للبيانات المخزنة من القوى العظمى ومن الإجراءات غير المرغوب فيها من المستخدمين غير المصرّح لهم بالوصول إليها. 

 

سلبيات استخدام الحاسوب على الرغم من فائدة أجهزة الكمبيوتر وتسهيلها لحياة الإنسان إلا أن لها بعض السلبيات التي يتعرض لها المستخدمون 

 

ومن هذه السلبيات: هجمات الفيروسات والقرصنة: عملية القرصنة هي دخول غير مصرّح به إلى الكمبيوتر الخاص وتكون لأغراض غير مشروعة، فتنقل الفيروسات من مرفق البريد الإلكتروني وعرض الإعلانات إلى موقع الحاسوب من خلال جهاز قابل للإزالة مثل (USB) وبمجرّد نقل الفيروس إلى الجهاز المُضيف يمكن إصابة الملفات وسرقتها واستبدالها واستخدامها لأغراض الابتزاز أو الأذى. 

 

جرائم الإنترنت: يمكن ارتكاب بعض جرائم الإنترنت باستخدام أجهزة الكمبيوتر كالتسلل وسرقة الهوية والملفات الشخصية والوصول إلى البيانات والحسابات البنكية وما إلى ذلك. 

 

انخفاض فرص العمل: يؤدي استخدام الحاسوب المفرط إلى الاستغناء عن بعض الموظفين كالاستغناء عن كبار موظفي البنوك، وعند وصل الكمبيوتر بالقطاع المصرفي ومع تطور التكنولوجيا والحواسيب تزداد فرصة استبدال العمّال والموظفين بأجهزة الكمبيوتر والأجهزة المتطورة المشابهة.