"تعريف الرقابة الإدارية:
خصائص ومقومات تعتمد عليها عملية الرقابة الإدارية:
أهداف الرقابة:
نظريات الرقابة الإدارية:
مراحل وخطوات الرقابة الإدارية:
المرحلة الأولى: تحديد مواقع وأماكن الرقابة الإدارية:
المرحلة الثانية: وضع المعايير والمقاييس:
المرحلة الثالثة: قياس الأداء:
المرحلة الرابعة: مقارنة الأداء الفعلية:
المرحلة الخامسة: اتخاذ الإجراءات التصحيحية:
المرحلة السادسة: تعديل المقاييس والمعايير:
أنواع الرقابة الإدارية:
الأساليب الرقابية الإدارية:
صفات الرقابة الإدارية الجيدة:

من الوظائف الإدارية الحديثة في إدارة منظّمات الأعمال الدولية، وظيفة التنظيم الإداري المعاصر ووظيفة  التخطيط الإداري المعاصر ووظيفة التوجيه القيادي المعاصر والرقابة الإدارية الحديثة.



تعريف الرقابة الإدارية:


هي الوظيفة الإدارية التي يتم عن طريقها التحقق من أن الأداء لأهداف وخطط ومعايير المنظمة واضحة.


هي الوظيفة الإدارية التي تعمل على المتابعة الدائمة، والفحص الدقيق لما يُنجز من أعمال وما تحققه من أهداف للتأكد من مطابقتها لما هو مخطط له بشكل سابق، واتخاذ الإجراء التصحيحي كلّما اقتضى الأمر في الوقت الملائم.


يُقصد بها تتّبُع ما تم إنجازه من أعمال أو ما تحقّق من أهداف ومقارنته بما يتوجب أن يتم أو التأكد حسب الخطة.


هي العملية الإدارية التي تقوم بقياس الواقع الحقيقي بالخطة التي تمَّ وضوعها وعند وجود أي انحراف تقوم بوضع الإجراءات الضرورية؛ لكي يتم الوصول إلى الهدف المحدد.


فخلاصة تعريف الرقابة الإدارية أنها تعمل على توضيح ومعرفة وتحديد الهدف المراد تنفيذه، كما أن هناك مقاييس ومعايير رقابية خاصة تستخدم في الرقابة الإدارية.


خصائص ومقومات تعتمد عليها عملية الرقابة الإدارية:


لا بُدَّ من معرفة العقبات التي تمنع من الوصول لأهداف المنظمة والعمل على التخلص من هذه العقبات.


لا بُدَّ من المتابعة المستمرة للأنشطة المتنوعة وقياس الأداء في ضوء المعايير المحددة لها.


لا بُدَّ من معرفة الأسباب والانحرافات وثم القيام بتصحيحها أولاً بأول وكيفية التخلص منها بشكل مسبق.


أهداف الرقابة:


تقليل التكاليف: من خلال ضبط عمليات الإنتاج، ووضع معايير للأداء، ونسب التالف والوقت الضائع.


تقليل الأخطاء المتراكمة: يجب معالجة الأخطاء أولاً بأول، وأي خطأ يجب أن يؤخذ على محمل الجد؛ لأنَّه قد يُخفي وراه ما هو أعظم.


التكيُف مع التّغيرات البيئية: عند تحديد وقت للوصول إلى هدف معين، قد تتأثر المنظمة بمجموعة من التغيرات، وقد تسبب هذه التغيرات الوصول للأهداف، فإذا كان النظام الرقابي فعّال فسوف يساعد المدير على استباق التّغيرات والتعامل معها والتكيف مع الحالات الجديدة.


المواكبة والانسجام مع التعقيد التنظيمي: بمعنى أنه كلَما كان حجم المنظمة كبيرًا تحتاج المنظمة هيكل تنظيمي أكثر تعقيد، وبالتالي تحتاج المنظمة نظام رقابي يتمكن من خلاله توضيح هذا التعقيد، ويساعد الإدارة في كيفية التعامل مع التعقيد ومعرفة طرق العمل.


نظريات الرقابة الإدارية:



هناك مجموعة من نظريات التي تُعبّر عن أكثر من رأي عن الرقابة الإدارية، تتمثل بالآتي:



النظرية الأولى: في هذه النظرية برأيها أن الرقابة عملية تهدف للتفتيش وتخويف العاملين واستسلامهم لتعليمات المستويات الإدارية الأعلى وتنفيذها، ويعتبر هذا الاتجاه منبثقًا من الفكرة التي قامت بوصف الإنسان بأنه خامل وكسول وعدم رغبته في العمل وعمله فقط من أجل التخلص من العقاب.


النظرية الثانية: يرى هذا الاتجاه أن الرقابة الإدارية لها دور فعال وإيجابي في تأثير على سلوك العاملين داخل التنظيم، وذلك أن طبيعة الإنسان يُفضل العمل وتحمّل المسؤولية ويعمل دون أن يخاف من العقوبة، لكن يعمل رغبة في العمل ذاته، كما يرى هذا الاتجاه أن العملية الرقابية تعمل على زيادة الحماس وتُشجع الكفاءات والعمل على تحقيق الهدف بأقصى كفاءة متوقعة.


مراحل وخطوات الرقابة الإدارية:


المرحلة الأولى: تحديد مواقع وأماكن الرقابة الإدارية:



يتطلب في هذه المرحلة من المدراء أن يتم تحديد الأماكن التي سوف يتم مراقبتها؛ لأنه من المستحيل أن تتم مراقبة كل جوانب التنظيم، بالإضافة إلى ذلك فإنها تعتبر مكلفة اقتصايًا بأن يراقب كل شيء في التنظيم. وغالبًا ما تتم في هذه المرحلة بأن يتم تحديد أماكن الرقابة بالأهداف التي يريد التنظيم لتحقيقها.



المرحلة الثانية: وضع المعايير والمقاييس:



تبرز أهمية المقاييس والمعايير في إعطاء القدرة في تقييم أداء التنظيم والعاملين بالتنظيم بإمكاننا أن نصنف المعايير، وتصنف كما يلي:



معايير نقدية: وهي التي تُعرف بمعايير التكلفة، مثل تكلفة العمل لكل وحدة إنتاجية، تكلفة المواد الأولية، تكلفة المواد المباشرة وتكلفة المواد المتغيرة.


معايير غير نقدية: هي التي تتعامل مع معايير غير مادية مثل الجودة وكفأة العمال في الإنتاج وقدرة الآلات الإنتاجية.


معايير الإيرادات: وهي المعايير التي تشير على دخل التنظيم من مصادر معينة، مثلاً دخل شركة الطيران يتمثل بالإيرادات لكل طائرة، بالإيرادات لكل كيلو متر، بالإيرادات لكل عملية وبالإيرادات من السوق.


معايير رأس المال: منها مايلي:


عائد من الاستثمار.


نسبة الاقتراض إلى حق الملكية.


نسبة الأصول المتداولة.


معدل دوران رأس المال.


معايير البرامج: وتتمثل بما يلي:


الجزء الأول من البرنامج يحتوي على 10% من المشروع.


الجزء الثاني من البرنامج يحتوي على 20% من المشروع.


الجزء الثالث من البرنامج يحتوي على 30% من المشروع.


الجزء الرابع من البرنامج يحتوي على 50% من المشروع.


معايير غير ملموسة: ومن الأمثلة عليها ما يلي:


تحديد كفاءة وقدرة مدير المبيعات.


تصيد كفاءة وقدرة مدير المشتريات.


رفع الروح المعنوية لدى العاملين.


رفع مستوى الأداء.


النسب المالية: ومنها ما يلي:


معدل السيولة.


معدل المخزون.


معدل دوران رأس المال.


معدل الإنتاج.


نسبة رأس المال على القروض.


المرحلة الثالثة: قياس الأداء:



سوف يتم قياس الأداء من خلال المعايير التي يتم تحديدها في منظّمات الأعمال الدولية، وتحتاج هذه المرحلة تحديد فترة الرقابة ووقت الرقابة.



المرحلة الرابعة: مقارنة الأداء الفعلية:



يتم في هذه المرحلة المقارنة بين ما تحقق تنفيذه ومقارنته بالهدف الأساسي وعندما يكون هناك أي انحراف أو فجوة بين الوضع الحالي والهدف، يجب معرفة "