عندما تقوم ببداية الإيميل الرسمي لشركه أخرى أو إلى زميل العمل الأخر يجب عليك أن تبدأ الإيميل باسم لقب عائلة المرسل اليه تقول سيدي وتذكر فيما بعدها اسم لقب العائلة الخاص بذلك الشخص.
أما إذا لم تكن تعرف اسم الشخص الذي توصل اليه رسالة فعليك بذكر اسم مدير العمل أو اسم الشخص المتوقع الذي سيستقبل منك تلك الرسالة وإن لم تكن تعرف ذلك فعليك بالنقاط التالية.
عليك بكتابة اسم الشركة التي توصل إليها تلك الرسالة أو اسم المؤسسة أو اسم صاحب العمل هناك مجموعة من المواقع التي من خلالها يمكنك التعرف على اسم صاحب العمل.
إذا كان هذا الإيميل هو رد على إيميل سابق مرسل إليك عليك بداية الإيميل بالشكر على الرد السريع على الإيميل الخاص بك في هذا يظهر الإيميل الخاص بك بشكل مميز أكثر.
احرص على شرح الغرض من إرسال هذا الإيميل بدقه شديده لأنك تعلم أن الإيميل الرسمي دائما يتم قراءته في الاجتماعات الرسمية ولذلك عليك أن تكون صاحب أسلوب مميز في الحديث وتبدأ أولا بعرض الموضوع الأساسي الذي تريد الحديث عنه في عبارات قصيره.
أما إذا كنت تريد الإيميل الذي أرسلته أن تطلب من متلقي الإيميل أن يفعل إجراء معين فعليك بذكر عبارات مثل أود منك أن تنظر إلى ذلك، أود منك أن تنتبه لذلك.
نعلم أن المفردات تتشابه فيما بينها كيف يمكن تطبيقها فإن المفردات التي تستعملها تختلف عن صاحب مصنع أو صاحب محل أو صاحب شركة ولذلك عليك اختيار المفردات التي تتناسب مع مجال عملك اللي تتحدث عنها أو تتحدث بها في الإيميل الرسمي الخاص بك.
فنجد أن الإيميل الرسمي الخاص بشخص متخصص في التكنولوجيا تختلف عن المفردات الموجودة في الإيميل الرسمي الموجه من طبيب إلى شركه أدويه.
نجد أن الإيميل هو أحد أنواع الرسائل القصيرة التي تقرأ فيما بين الأوقات ولذلك يجب أن يكون الإيميل يتضمن عبارات قصيرة موجزة معبرة عن المعنى أو الحاجات المقصود منها إرسال هذا الإيميل.
كما نجد أن ميزة الإيجاز في كتابه الإيميل الرسمي تؤدي إلى تقليل الأخطاء الإملائية الموجودة داخل الإيميل وذلك إذا كنت تريد كتابة إيميل رسمي مميز ومنسق وخالي من كل الأخطاء عليك أن تستخدم عبارات موجزة داخل الإيميل
أما بعد الانتهاء من كتابة الإيميل الرسمي إلى شركه أخرى عليك أن تقوم بتضمين الختامية المميزة في الإيميل، فعليك أن تختتم الإيميل بالشكر للشخص الذي يتلقى منك الإيميل فهذا يظهره بشكل أكثر تميزا ويصبح الإيميل رسمي وبشكل ودي أيضا
ليس من اللطيف أن يكون إيميل رسمي موجه من جهة عمل إلى جهة عمل أخرى وهو يحتوي على مجموعه من الأخطاء الإملائية وذلك تعد الكيفية الأفضل لعمل إيميل مميز أن يتم مراجعة الإيميل مره أخرى بعد كتابته والتأكد من عدم احتوائه أية أخطاء لغوية أو أخطاء إملائية.
