تحليل خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة

يواجه مديرو العمليات ومحللو الأعمال غالباً صعوبة في تتبع المعاملات المعقدة التي تتنقل بين أقسام متعددة. تحل خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة هذه المشكلة الإدارية بشكل مباشر من خلال رسم مسارات العمل المتزامنة التي لا يمكن للمخططات الخطية القياسية التقاطها. ومن خلال استخدام أسلوب الوقت الواحد، تتيح تقنية التصور المحددة هذه للمؤسسات تتبع خطوتين تشغيليتين أو أكثر يتم تنفيذها في نفس الوقت بالضبط. ومع ذلك، فإن مجرد رسم سير العمل الحالي ليس هو الهدف النهائي أبداً؛ بل هو مجرد خط الأساس لإجراء تحليل إجرائي عميق.

بالنسبة لمحللي العمليات، يمثل رسم الحالة الحالية الأساس للتحسين الجذري لسير العمل. الهدف الأساسي هو تبسيط العمليات اليومية من خلال التشكيك في كل عقدة على الخريطة. يجب على المحللين استجواب الإجراءات المعمول بها باستخدام الركائز الأساسية للاستفسار: لماذا؟ أين؟ متى؟ من؟ وكيف؟

لتحديد ما إذا كانت كل خطوة مرسومة ضرورية حقاً، يجب على المحللين تقييم الإجراءات الحالية مقابل مجموعة صارمة من الأسئلة التشخيصية:

• ما هو العمل الدقيق الذي يتم تنفيذه، وما هي الخطوات المحددة التي تُتبع حالياً أثناء الأداء؟
• ما هو السبب الأساسي لوجود هذه الخطوة، وما هي الحقائق التي تحيط بهذه العملية المحددة؟
• هل تم حذف أي خطوات مخفية، أم أن جميع الإجراءات الفعلية ممثلة بدقة في خريطة سير الإجراءات؟
• ماذا تعني هذه الخطوات التشغيلية حقاً وعن ماذا تعبر في السياق الأوسع للمعاملة؟
• أين يتم تنفيذ المهمة حالياً، وأين يجب أن يتم تنفيذها بشكل مثالي؟
• هل الخطوة ضرورية للغاية، أم يمكن تحقيق نفس النتائج تماماً إذا تم إلغاء الخطوة بالكامل؟

الهدف النهائي من هذا التقييم الصارم هو تبسيط الإجراءات التشغيلية قدر الإمكان. يحقق المحللون ذلك من خلال الحذف الصارم للخطوات غير المهمة، أو دمج المهام المتداخلة، أو التغيير الكامل للتسلسل الزمني للعمليات. ويتمثل الهدف الحاسم لإعادة الهندسة هذه في تقليل حالات اللف والدوران المتكررة بين إدارات المنظمة المختلفة وبين الموظفين.

من خلال القضاء على هذه الحلقات الإدارية، يجبر المحلل المعاملة على التحرك في مسار أحادي الاتجاه ومتسلسل بشكل صارم. وبمجرد تحديد جميع نقاط الضعف الحالية، يقوم المحلل بتصميم الإجراءات المقترحة. ثم يتم تصور سير العمل المحسن هذا في خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة المقترحة، والتي يتم عرضها في النهاية على المدير المسؤول لاتخاذ القرار التنفيذي النهائي.

في حين يوضح النص المصدر الخطوات الميكانيكية لتحليل سير العمل، فإن القيمة التجارية الواقعية تكمن في القضاء على الاحتكاك التشغيلي. فمن خلال التساؤل القوي عما إذا كان يمكن حذف خطوة دون تغيير النتيجة النهائية، يقلل المحللون بنشاط من ساعات العمل ويقلصون معدلات الخطأ. إن تحويل عملية الموافقة الفوضوية والمتكررة إلى تدفق أحادي الاتجاه يؤدي مباشرة إلى تسريع أوقات المعاملات. وفي النهاية، يضمن تقديم خريطة مقترحة ومتعددة الأعمدة ومدعومة بالبيانات للإدارة، اتخاذ القرارات الهيكلية بناءً على حقائق مرسومة بدلاً من افتراضات تشغيلية.